Política de privacidad – Cámara de la Diversidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN CÁMARA DE
COMERCIANTES LGBT
La ASOCIACIÓN CÁMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA

es la agremiación que trabaja por el empoderamiento
económico de la comunidad LGBTI+ en Colombia, por tanto realiza la recolección, uso, transmisión y tratamiento de datos Personales
y datos Sensibles de: (a) personas que se registran a través de los formularios, o de la página web http://rpj.5b0.myftpupload.com y demás canales
puestos a disposición para tal fin; o (b) colaboradores activos o inactivos, proveedores con relación comercial, personal en práctica,
personas con relación laboral o comercial, representantes de la competencia, proveedores, contratistas, clientes o aliados comerciales
(en adelante individual o conjuntamente como el “Titular” o los “Titulares”), y en general de cualquier tercero que tenga relación o utilice
los servicios de la ASOCIACIÓN CÁMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA.
La ASOCIACIÓN CÁMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA (en adelante, “CCLGBTCO”) consciente de la importancia
de garantizar el derecho constitucional de hábeas data y con el propósito de asegurar el cumplimiento de las normas que lo desarrollan,
establece la presente Política de Protección de Datos Personales cuyo objetivo es establecer los criterios que se deben tener en
cuenta al momento de la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos de las personas, con el fin de
protegerlos mediante mecanismos y herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.
Ésta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales
que sean objeto de tratamiento por parte de CCLGBTCO, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos
Personales, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás
normas que lo regulan la materia, por tanto será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan
en el ejercicio de las actividades comerciales, laborales o demás relativas; de esta manera la CCLGBT manifiesta que garantiza los
derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales; y en consecuencia todas sus
actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación
restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes
u ocasionales, llegaran a suministrar a CCLGBTCO cualquier tipo de información o dato personal tendrá en cualquier momento la
potestad de solicitar que se le notifique que información está bajo tratamiento, así como podrá, actualizarla, rectificarla o solicitar su
supresión si es del caso.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Nombre o Razón Social: ASOCIACION CAMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA.
N.I.T.: 900601082 – 8
Domicilio Principal: Bogotá D.C.
Teléfono: Desde un teléfono fijo (1) 9260404 desde celular (601) 9260404
Correo electrónico: [email protected]

II. DEFINICIONES.
Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el uso y Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos
Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información
que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a
los datos personales.
Base de Datos:
Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Causahabiente (Heredero):
Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.
Dato Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección,
correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados
financieros, etc.
Dato público:
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u
oficio y su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias
judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible:
Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, sexual, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento,
huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de
Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza
como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de
Datos y/o el Tratamiento de los datos.
Reclamo:
Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir
sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones:
Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o
afines.
Titular:
Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, entiéndase clientes o usuarios, empleados,
proveedores y demás individuos relacionados con LA COMPAÑÍA.
Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión:
Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable.
Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. DATOS QUE SE OBTIENEN
La CCLGBTCO, puede recolectar información y datos personales de sus clientes o usuarios, empleados, proveedores y demás
individuos relacionados con ella (Los Titulares), lo cual, puede variar en razón de requerimientos de autoridades, facilidades
tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros, para tales efectos, la CCLGBTCO puede recolectar
información y datos personales, de las empresas que participen en las diferentes actividades de la CCLGTBCO sin necesidad de ser
afiliados, y de las empresas inscritas y afiliadas a la La CCLGBTCO, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores
ubicados en centros de cómputo ya sean propios o contratados con terceros, archivos en la nube, en archivo físicos y demás
mecanismos que permitan almacenar la información.
Entre otros, la compañía podrá recolectar datos como los que se enumeran a continuación de manera enunciativa:
Datos recolectados de empresas que participen en las diferentes actividades de la CCLGTBCO sin necesidad de ser afiliados,
y de las empresas inscritas y afiliadas a la CCLGBTCO

Nombre de la empresa
NIT.
Representante Legal, nombre y documento de identificación, teléfono
Socios o accionistas, nombres y número de identificación
Tipo de negocio
Descripción de la actividad
Persona de contacto
Rol que desempeña en la empresa
Sector económico
correo electrónico
Fecha de vinculación
Redes sociales
Página web
Nombre y apellido.
Fecha de nacimiento.
Identidad de Género y orientación sexual.
Capacidad laboral
Factor de vulnerabilidad
Étnico – racial
Nivel socioeconómico
Nivel educativo
Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
Profesión u oficio.
Datos Sociodemográficos
Y demás información que se requiera para el desarrollo de los servicios ofrecidos por la CCLGBTCO
Información y datos personales recolectados por la CCLGBTCO mediante la vinculación de sus colaboradores
Nombre
Tipo y número de identificación.
Copia de Cedula de ciudadanía
Estado civil
fecha nacimiento
dirección residencia
numero de contacto
nombre y contacto de acudiente en caso de emergencia
EPS, ARL, Fondo de Pensiones, Cesantías, Afiliación a Caja de Compensación
Estado de vacunación
Reporte sobre enfermedades padecidas
Y demás información que se requiera para el desarrollo de los servicios ofrecidos por la CCLGBTCO.
I. Bases de datos que maneja la CCLGBTCO.
La CCLGBTCO maneja las siguientes bases de datos:
· Datos de empresas y empresarios no inscritos ni afiliados a la CCLGBTCO, que asisten a eventos
organizados por la Asociación: Información de empresas y empresarios que asisten a sesiones informativas,
participantes a ruedas de negocios y diferentes eventos organizados por la CCLGBTCO.
. Datos de empresas que contratan con la CCLGBTCO: Información recopilada mediante encuestas para
determinar la composición sociodemográfica de las empresas encaminadas a fortalecer estrategias de
diversidad, equidad e inclusión
. Afiliados: Datos de empresas y empresarios afiliados a la CCLGBTCO.
. Proveedores: Información de las personas a las que la compañía ha contratado sus servicios en la venta de
bienes o servicios.
. Colaboradores: Información relativa al personal existente para selección y promoción de los futuros
colaboradores.
IV. DATOS PERSONALES CON TRATAMIENTO DIFERENCIADO. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE
NATURALEZA SENSIBLE.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización
expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012 y sus
decretos reglamentarios.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, la CCLGBTCO informará al Titular que
por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
Si el titular de los datos emite la autorización para el uso de sus datos sensibles, la CCLGBTCO se compromete a
recolectarlos bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para el cumplimiento de
este fin la CCLGBTCO, ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus
colaboradores.
V. ÁREAS RESPONSABLES DEL MANEJO DE LOS DATOS
La base de datos de datos de empresas y empresarios no inscritos ni afiliados a la CCLGBTCO, que asisten a eventos
organizados por la CCLGBTCO, será administrada por el área de Coordinación de Afiliaciones, por consiguiente, esta
información se les dará acceso a las demás áreas de la compañía cuando así se requiera.
La base de datos de Afiliados a la CCLGTBCO será administrada por el área de Coordinación Administrativa y por el Director
Ejecutivo, por consiguiente, esta información se les dará acceso a las demás áreas de la compañía cuando así se requiera.
La base de datos EMPRESAS Y EMPRESARIOS ASISTENTES A EVENTOS ORGANIZADOS POR LA CCLGTBCO, será
administrada por el Área de Coordinación Administrativa, por consiguiente, de esta información tendrán acceso las demás
áreas de la compañía cuando así se requiera.
La base de datos EMPRESAS QUE CONTRATAN CON LA CCLGBTCO: será administrada por el Área de Coordinación
Administrativa, por consiguiente, de esta información tendrán acceso a las demás áreas de la compañía cuando así se
requiera.
La base de datos de PROVEEDORES será administrada por el área de Coordinación Administrativa, por consiguiente, esta
información se les dará acceso a las demás áreas de la compañía cuando así se requiera.
La base de datos de COLABORADORES, será administrada por el área de Coordinación Administrativa, y por el Gerente de
Talento Humano, quien a su vez le dará acceso a las demás áreas de la compañía cuando sea requerido.
VI. OBLIGATORIEDAD DE CUMPLIMIENTO Y ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS
Y RECLAMOS.
La política de tratamiento de datos, los procesos, procedimientos e instructivos que la desarrollan son de obligatorio y estricto
cumplimiento por parte de los directivos, funcionarios, contratistas, proveedores, practicantes y terceros que laboren o tengan
relación directa con la CCLGBTCO, en consecuencia, la entidad realizará todas las acciones tendientes a la divulgación e
implementación de esta política.
La Entidad ha designado al Área de Administración representada por la persona que ejerce el cargo de Coordinación de Área, la
función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos
a que se refiere la Ley 1581 de 2012, en especial la atención de peticiones consultas y reclamos.
Los canales dispuestos para que los titulares ejerzan sus derechos o para la atención de consultas, reclamos, peticiones de
rectificación, actualización, supresión de sus Datos Personales y de más inquietudes relacionadas con el tratamiento de datos son:
A través de comunicación física en la Calle 57 N° 10 – 24, Oficina 404 en la ciudad de Bogotá – Colombia.
Mediante solicitud expresa en el correo electrónico [email protected]
VII. MANEJO DE DATOS DE COLABORADORES IN HOUSE.
El manejo de los datos recolectados en otras empresas que tengan un vínculo con la CCLGBTCO se acatará a las normas
y procedimientos contemplados por estas empresas, y de tal manera la política de la misma cobijará y estará acorde con este
documento.
VIII. VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES
La información suministrada por El Titular podrá permanecer almacenada hasta por el término de cinco (5) años contados a
partir de la fecha del último tratamiento a fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su
cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
IX. INFORMACIÓN GENERAL.
La CCLGBTCO, es respetuosa de los datos personales e información que le suministran los Titulares. De acuerdo con lo establecido
en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en la presente Política de Tratamiento de Datos la Información, se
establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el tratamiento de datos personales por parte de la CCLGBTCO
en el desarrollo de su actividad económica y demás actividades anexas y complementarias, así como los mecanismos con que las
personas cuyos datos estén en las Bases de Datos de ASOCIACION CAMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA cuentan
para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como titulares de Datos Personales.
CCLGBTCO, en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, ha recolectado, almacenado y utilizado Datos Personales de sus
representados y de personas relacionadas con el giro ordinario de sus negocios con la finalidad de prestar sus servicios conforme con
la normatividad vigente.
La CCLGBTCO ha tratado Datos Personales de los Titulares con la finalidad de prestar eficientemente los servicios, además para
utilizarlos con fines estadísticos, comerciales, laborales, promocionales y administrativos.
La CCLGBTCO como responsable del tratamiento de los Datos Personales, hará su mejor esfuerzo para mantener bajo adecuados
estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares,
especialmente los Datos Sensibles. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados
tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integridad, acceso y confidencialidad. Los Titulares
autorizan expresamente a ASOCIACION CAMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA para que almacene sus Datos
Personales y/o Datos Sensibles de la forma que considere adecuada y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los
Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables para compañías como CCLGBTCO.
X. AUTORIZACIÓN.
La CCLGBTCO obtendrá mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios
web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través
de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se
hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por CCLGBTCO de manera previa, expresa e informada a los Titulares de los datos personales sobre
los que requiera realizar el Tratamiento; Esta manifestación de voluntad del Titular puede otorgarse a través de diferentes mecanismos
puestos a disposición por CCLGBTCO, tales como:
a. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por la
CCLGBTCO.
b. De forma verbal, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, debidamente registrada.
c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación
expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los
participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
En ningún caso la CCLGBTCO tomará el silencio del Titular como la emisión de la autorización ni como una conducta
inequívoca.
● Casos en que no es necesaria la autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
● Prueba de la autorización.
La CCLGBTCO conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento,
para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias
para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, CCLGBTCO podrá establecer
archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
● Revocatoria de la autorización.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a la CCLGBTCO para
el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal
o contractual. La CCLGBTCO establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o
solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que se otorgó la autorización y mediante
los canales dispuestos para tal fin.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera
total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto la CCLGBTCO deberá cesar cualquier actividad de tratamiento
de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los
que cesarán las actividades de tratamiento, como por ejemplo para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la
CCLGBTCO podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera
revocado su consentimiento.
XI. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Los Titulares deberán suministrar información veraz sobre su información y datos personales para hacer posible la prestación
de los servicios contratados, así como para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar
la información requerida.
ASOCIACION CAMARA DE COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA presume la veracidad de la información suministrada
y no realizará verificación alguna, ni asume la obligación de verificar la identidad de los Titulares, ni la veracidad, vigencia,
suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por ende, ASOCIACION CAMARA DE
COMERCIANTES LGBT DE COLOMBIA no asume responsabilidad por datos y/o perjuicios de cualquier naturaleza que
pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales,
incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
XII. DISPOSICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.
Los Titulares autorizan a CCLGBTCO para realizar el tratamiento de sus datos personales con las siguientes finalidades: (a) el registro
en la base de datos de la asociación y afiliación a la misma; (b) ofertas comerciales de eventos de la asociación y mejoras de las
ofertas de afiliación en la misma; (c) para uso dentro de la plataforma que funciona como una bolsa de empleo; (d) compartir la
información con compañías oferentes de oportunidades laborales; (e) el cumplimiento de la normatividad vigente; (f) propósitos
educativos y académicos; (g) establecer comunicación con los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que
se establecen en la presente Política de Tratamiento de Datos Información, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos
electrónicos y/o físicos o para la finalidades autorizadas por los Titulares; (f) enviar información sobre los servicios ofertados por
CCLGBTCO, así como, novedades, noticias, publicaciones y promociones propias o de terceros; (g) realizar, a través de cualquier
medio, en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta,
facturación, cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, servicio post venta, mejoramiento de
servicios, verificaciones, consultas, control, recibir pagos, prevención del fraude y cualquier otra finalidad relacionada con los servicios
que presta CCLGBTCO; (h) realizar estadísticas sociodemográficas y de consumo, estudios o investigaciones científicas para uso
académico o comercial; (i) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, llevar a cabo trámites administrativos, env iar
información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar,
encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para
incorporarlos en las distintas Bases de Datos; (j) efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de CCLGBTCO;
(k) invitarlo a eventos propios o de terceros: (l) gestionar solicitudes, quejas o reclamos; (m) dar cumplimiento a obligaciones
contractuales con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones de contratos de trabajo; (n) trasmitir los
datos personales ya sea en el país o fuera del país a terceros con los cuales CCLGBTCO haya firmado un contrato de procesamiento
de datos.
· Respecto a los datos personales de empresas y empresarios recolectados por la CCLGBTCO;
a. Para cumplir las obligaciones contraídas por la CCLGBTCO con las empresas y empresarios afiliados y no
afiliados al momento de asistir a eventos organizados por la CCLGBTCO, inscribirse o afiliarse a la entidad.
b. Enviar información sobre cambios en las condiciones de establecidos por la CCLGBTCO.;
c. Enviar información sobre ofertas relacionadas con productos o servicios dirigidos a los empresarios adscritos
a la CCLGBTCO;
d. Para el fortalecimiento de las relaciones entre los empresarios vinculados a la CCLGBTCO.
f. Realizar eventos que involucren a los empresarios y empresas vinculados con la CCLGBTCO.
· Respecto a los datos personales de los colaboradores de la CCLGBTCO:
a. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de
personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales
y personales, y la realización de estudios de seguridad.
b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de recursos humanos dentro de la CCLGBTCO., tales como
nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud
ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
c. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás
prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
d. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
e. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del
desarrollo de este.
f. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos
del empleador y dar soporte para su utilización.
g. Eventos, citaciones a reuniones y asambleas ordinarias o extraordinarias organizados por la CCLGBTCO.
h. Planificar actividades empresariales.
· Respecto a los Datos de Proveedores:
a. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por la CCLGBTCO.
b. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
c. Para hacer el registro en los sistemas de la CCLGBTCO.
d. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
XIII. AUTORIZACIÓN.
Mediante el suministro voluntario de sus datos personales y/o datos sensibles en la forma señalada en la presente Política de
Tratamiento de Información y en la autorización expresa, verbal, por escrito o mediante conductas inequívocas, los Titulares autorizan
expresa e inequívocamente a la CCLGBTCO para tratar sus Datos Personales y Datos Sensibles y cualquier otra información que
suministren, de conformidad con esta Política de Tratamiento de Información, la ley y para las finalidades establecidas en la presente
Política de Tratamiento de la Información o cualquier finalidad adicional que los Titulares autoricen. La autorización de los Titulares
para el tratamiento de sus Datos Personales será otorgada por: a) los Titulares, quienes deberán acreditar su identidad a través de
los medios en los que la CCLGBTCO se los solicite; b) los causahabientes o tutores del Titular, quienes deberán acreditar su calidad
como causahabientes del Titular; y c) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
apoderamiento; y d) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.
Los Titulares, ya sea directamente en las oficinas de la CCLGBTCO, o a través de los siguientes canales de atención: (a) en el punto
de atención personal en Calle 57 No. 10 – 24, Oficina 404 Bogotá – Colombia, a través del correo electrónico [email protected],
autorizan a la CCLGBTCO para usar y/o tratar sus Datos Personales y/o Datos Sensibles. La CCLGBTCO recolectará la siguiente
información:
(a) Nombre completo, Razón social.
(b) Tipo y número de identificación.
(c) Dirección de vivienda, de trabajo o predio rural.
(d) Dirección de lugar de trabajo.
(g) Número de celular, móvil.
(h) Correo electrónico.
(i) Nacionalidad y país de residencia
(j) Los demás datos que se requieran para el cumplimiento de las actividades y objeto social propios de la CCLGBTCO
La CCLGBTCO solo usará, procesará y circulará los Datos Personales, Datos Sensibles y otra información de los Titulares para las
finalidades descritas y para los tratamientos autorizados expresamente por los Titulares, en esta Política de Tratamiento de Datos
Personales o en las leyes vigentes.
XIV. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y DATOS SENSIBLES.
La CCLGBTCO informa de manera expresa a los Titulares de Datos Sensibles que proporcionar la información sensible es
meramente facultativa y no están obligados a entregar información relacionada con sus Datos Sensibles. Sin embargo, para la efectiva
prestación de los servicios, la CCLGBTCO recomienda a los Titulares proporcionar toda la información sensible que sea necesaria
para una efectiva prestación de los servicios y sus servicios anexos y complementarios.
La CCLGBTCO, en el desarrollo de su objeto social podrá tratar datos biométricos de los Titulares, sin embargo, previamente se le
informará al titular de esta situación si fuesen a recolectarse estos datos.
Los Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información médica y relativa a la salud, tienen
como finalidad principal conocer las condiciones propias del titular que le permitan ajustarse mejor a ciertas ofertas laborales o con
fines meramente académicos y estadísticos.
La CCLGBTCO no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos
Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione
sobre sí mismo, por tanto, la CCLGBTCO se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza
que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y
perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.
La presente Política de Tratamiento de Datos Información aplica para cualquier registro de Datos Personales y Datos Sensibles
realizado en forma presencial, telefónica, virtual o por cualquier medio conocido o por conocerse por los Titulares, para la prestación
de cualquiera de los servicios que presta la CCLGBTCO.
Los Datos Personales suministrados, podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos, a nivel nacional e internacional,
incluso con terceros ubicados en países que proporcionen similares niveles de protección que la CCLGBTCO, para que estos se
incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse. El tratamiento de los Datos Personales se
realizará aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios rectores, los cuales constituyen las reglas a seguir en la
recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos. El Tratamiento de datos personales se realizará
conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
b) Principio de finalidad. Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito
el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y
previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
c) Principio de libertad. La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa,
expresa e informada del Titular.
d) Principio de veracidad o calidad. La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
e) Principio de transparencia. En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
f) Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
g) Principio de seguridad. Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas
de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
h) Principio de confidencialidad. Todos los funcionarios que trabajen o sean contratistas, en la CCLGBTCO están
obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.
El acceso de los Titulares a sus Datos Personales o Datos Sensibles objeto de tratamiento, es gratuito.
La CCLGBTCO tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su
naturaleza. Para este fin, ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus
empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales.
XV. DERECHOS DE LOS TITULARES.
Los derechos de los Titulares que hace referencia la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, están contenidos en la
Ley 1581 de 2012, y en el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 y las demás que las modifiquen o adicionen. En particular, son
derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:
a) Acceder, Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada;
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales; y
f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Los Titulares podrán en cualquier momento, acceder a los Datos Personales almacenados por la CCLGBTCO y a los detalles del
tratamiento de estos, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o estar incompletos, y a cancelarlos cuando considere que no
se requieren para alguna de las finalidades señaladas en esta Política de Tratamiento de Información, cuando estén siendo utilizados
para finalidades no autorizadas, o bien, oponerse simplemente al tratamiento de estos. La entrega de Datos Sensibles es de carácter
facultativo. En todo caso, los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: Por el Titular; por sus
causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
I. Aviso de Privacidad
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para
informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información
relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de la CCLGBTCO y que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento y se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la
información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo
acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
II. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares
de Datos Personales.
Los Titulares de Datos Personales tratados por la CCLGBTCO tienen derecho a acceder a sus Datos suministrados y a los
detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación
cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse
al Tratamiento de estos para fines específicos.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, la CCLGBTCO podrá a disposición de éste, previa acreditación
de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y
detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan
el acceso director del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad
de conocerlos y actualizarlos en línea.
Las vías se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud
respectiva son:

Comunicación dirigida a la CCLGBTCO área de la Coordinación Administrativa,
Solicitud presentada al correo electrónico: [email protected]
Solicitud presentada a través del teléfono: Desde un teléfono fijo marcando el indicativo (1) 9260404 y desde un
celular (601) 9260404 al área de Administración.
La emisión de respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos se enviarán mediante correo electrónico, sin perjuicio de
aquellas que deban ser enviadas por correo certificado.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su
nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
· Procedimiento para la realización de peticiones y consultas
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando:
 La información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos señalados en la presente política.
 El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o
estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se
acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
 La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro
medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
 Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, la CCLGBTCO requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
 Las peticiones y/o consultas serán atendidas por la CCLGBTCO en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de
dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término, salvo que se trate de un hecho de fuerza mayor insuperable, caso en el cual se le
indicará tal condición al Titular solicitante y el término de atención al requerimiento.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales la CCLGBTCO garantiza:
 Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
 Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de
privacidad.
 Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
Petición de supresión de datos
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a la CCLGBTCO su supresión (eliminación) en cualquiera de
los siguientes eventos:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas
en la normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recaudados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en
los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la CCLGBTCO. Sin embargo, este derecho del titular no
es absoluto y en consecuencia la CCLGBTCO podrá negar el ejercicio de este cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la
investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción
en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
III. Seguridad de los Datos Personales.
La CCLGBTCO en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las
medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos registrados evitando
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de la
CCLGBTCO se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. La agencia no garantiza la seguridad total de su
información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de
terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos personales objeto de tratamiento por parte de la
CCLGBTCO y sus encargados. La compañía exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento
de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con
los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
XVI. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.
La CCLGBTCO podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los datos personales sobre cuales realiza el
tratamiento, para su utilización y tratamiento conforme a esta política de protección de datos personales.
Igualmente, la CCLGBTCO podrá entregar los datos personales a terceros no vinculados a la Asociación cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de la CCLGBTCO;
b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando la empresa desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos
personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de la CCLGBTCO.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y la CCLGBTCO.
d. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando
los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
e. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como
de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la CCLGBTCO
como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
XVII. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES INFORMACIÓN
PERSONAL POR PARTE DE LA COMPAÑÍA.
Para la transferencia internacional de datos personales, la CCLGBTCO tomará las medidas necesarias para que los terceros
conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban
únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la CCLGBTCO y solamente mientras ésta dure
y podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se
observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe la CCLGBTCO, no requerirían ser informadas al titular ni
contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25
del Decreto 1377 de 2013.
la CCLGBTCO, también podrá intercambiar la información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo
(incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil,
administrativa, disciplinaria y fiscal) y terceros participantes en procedimientos legales civiles y contadores, auditores,
abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado para:
a. Cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. Cumplir con procesos jurídicos;
c. Responder las solicitudes de las autoridades y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades
públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. Hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. Proteger nuestras operaciones;
f. Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g. Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

La CCLGBTCO no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna
de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
XVIII. EJERCICIO DE DERECHOS POR LOS TITULARES.
Para la atención de solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales, los Titulares podrán contactar al Área
Administrativa para la atención de peticiones consultas y reclamos y podrá ser contactada por los Titulares o sus causahabientes para
la atención de sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de sus Datos Personales, direc tamente
en Calle 57 N° 10 – 24, Oficina 404 en la ciudad de Bogotá o mediante la solicitud expresa en el correo electrónico
[email protected] Las solicitudes de los titulares deberán incluir la siguiente información:

Nombre completo y apellidos.
Dirección física.
Correo electrónico.
Teléfonos de contacto.
Motivos que dan lugar al reclamo.
Derecho que quiere ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar autorización,
suprimir, acceder a la información).
Firma y número de identificación.
Los titulares deberán utilizar el formato que se anexa a la presente Política de Tratamiento de la Información como Anexo I. Si el Titular
desea que sus datos sean suprimidos de las Bases de Datos de CCLGBTCO, deberá manifestarlo en forma expresa atendiendo los
medios dispuestos para tal fin por la CCLGBTCO. Una vez recibida la solicitud, en el término de quince (15) días hábiles los Datos
Personales serán suprimidos de las Bases de Datos de la CCLGBTCO.
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular almacenada en las Bases de Datos, de la
CCLGBTCO. Las consultas deberán formularse conforme con los procedimientos establecidos en la presente Sección. La consulta
será atendida en un término máximo de quince cinco (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del segundo
término.
El Titular o sus causahabientes que consideren que pretendan ejercer sus derechos como la corrección, actualización o supresión de
sus datos personales que son objeto de tratamiento por parte de CCLGBTCO podrán presentar su solicitud, conforme con el
procedimiento establecido en la presente Sección.
La CCLGBTCO atenderá cualquier solicitud en el término cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su
recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la
fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
segundo término.
Si la CCLGBTCO impide total o parcialmente el ejercicio del derecho por parte del Titular, éste podrá acudir a la Delegatura de
Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Si la información recibida por parte del titular está incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el
solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
Por el Titular;
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
Por estipulación a favor de otro o para otro.
XIX DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
La CCLGBTCO tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas
pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la CCLGBTCO hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las
finalidades respecto de las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la
Protección de Datos Personales.
La CCLGBTCO atenderá en lo general a los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el
artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan y en lo particular a los
siguientes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos
personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la
autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del
titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga
actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso de los datos personales que la compañía le dará.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema
en particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley
1581 de 2012.
o. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
p. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
q. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado
por la Superintendencia de Industria y Comercio
r. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
s. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente
y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
XX. DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
Deberes de los Encargados del Tratamiento de personales y datos sensibles. Los Encargados del Tratamiento deberán
cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que ri jan su
actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente
ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles,
contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente
ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la
autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del
Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
XXI. NUEVOS USOS.
La CCLGBTCO podrá solicitar autorización para el uso o circulación de los Datos Personales de los Titulares u otro tipo de información,
para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Tratamiento de Información, y notificará a los Titulares por
cualquier medio que la CCLGBTCO considere pertinente tal cambio.
XXII. MODIFICACIONES.
Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la
Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, la CCLGBTCO podrá modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de
Información. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares a través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva
no dirigida.
XXIII. PROPIEDAD INTELECTUAL.
Las bases de datos o los distintos tipos de repositorios electrónicos, son creaciones intelectuales sujetas a la protección del Derecho
de Autor. La CCLGBTCO es el titular de las bases de datos que utiliza, para lo cual se sujeta plenamente a las normas sobre protección
de Datos Personales y Hábeas Data contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, la CCLGBTCO
como titular de derechos sobre la Base de Datos, es el único que tiene la facultad para autorizar el uso, reproducción o disposición de
esta a terceros.
XXIV. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Las medidas de seguridad con las que cuenta la CCLGBTCO buscan proteger los datos de Titulares, en aras de impedir su
adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello implementa medidas de protección administrativas, jurídicas y técnicas
que razonablemente están a su alcance. Los Titulares aceptan expresamente esta forma de protección y declaran que la consideran
conveniente y suficiente para todos los propósitos.
De igual forma, los terceros contratados por la CCLGBTCO están obligados a dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad
de la información, así como a los protocolos de seguridad que la CCLGBTCO aplica a sus procesos.
XXV. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el anexo de formato de Autorización que hace parte de esta
política, se rigen por los dispuestos en la legislación vigente sobre protección de datos personales a los que se refieren el Artículo 15
de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009
y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan, así como las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria
y Comercio, en cumplimiento del marco jurídico legal y jurisprudencial colombiano para el tratamiento de los datos personales.
XXVI. VIGENCIA.
El Titular de los datos personales, acepta y reconoce que la autorización otorgada estará vigente a partir del momento en que la aceptó
y durante el tiempo en que la CCLGBTCO desarrolle sus facultades legales, teniendo en cuenta los principios de proporcionalidad y
finalidad; siempre y cuando el titular no haya ejercido su derecho a solicitar la supresión de sus datos de las bases de datos o la
revocatoria de la autorización del tratamiento. Una vez cumplidas esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual
de conservar la información, los datos personales serán eliminados de las bases de datos de la CCLGBTCO.
La presente Política de Tratamiento de Información rige a partir del día 01 de septiembre del 2021.